Regulamin Serwisu

1. Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Serwis/Platforma - system informatyczny DocuNext dostępny pod adresem docunext.pl oraz subdomenami
• Usługodawca/Dostawca - QuantLab Ernest Wagner, z siedzibą w al. Jana Pawła II 27 w Warszawie, NIP: 1181385262, prowadzący działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług cyfrowego obiegu dokumentów
• Użytkownik/Klient - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu
• Konto - indywidualna przestrzeń Użytkownika w Serwisie, chroniona loginem i hasłem
• Instancja - dedykowane środowisko systemu Paperless-NGX przydzielone Użytkownikowi
• Abonament - miesięczna opłata za korzystanie z Serwisu zgodnie z wybranym planem
• Dane Użytkownika - dokumenty, pliki i informacje przesyłane lub przechowywane przez Użytkownika w Serwisie

2. Zakres regulaminu

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu DocuNext, prawa i obowiązki Użytkowników oraz Usługodawcy.

2.1 Akceptacja regulaminu

Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu w całości. Jeśli nie akceptujesz któregokolwiek z postanowień, nie korzystaj z Serwisu.

2.2 Charakter prawny usługi

Usługa świadczona jest na podstawie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

3. Rejestracja i konto użytkownika

3.1 Warunki rejestracji

Aby korzystać z Serwisu, Użytkownik musi:

• Mieć ukończone 18 lat lub działać w imieniu podmiotu gospodarczego
• Podać prawdziwe, aktualne i kompletne dane podczas rejestracji
• Posiadać ważny adres e-mail
• Zaakceptować niniejszy Regulamin oraz Politykę Prywatności

3.2 Weryfikacja konta

Po rejestracji Użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym. Konto zostanie aktywowane po kliknięciu w link weryfikacyjny.

3.3 Bezpieczeństwo konta

3.4 Subdomena

Każdy Użytkownik otrzymuje unikalną subdomenę w formacie [nazwa].docunext.pl. Nazwa subdomeny nie może:

• Naruszać praw autorskich lub znaków towarowych
• Zawierać treści obraźliwych lub niestosownych
• Być zastrzeżona przez Usługodawcę

4. Świadczone usługi

4.1 Opis usługi

DocuNext świadczy usługę cyfrowego zarządzania dokumentami opartą na technologii Paperless-NGX, obejmującą:

• Skanowanie i rozpoznawanie tekstu (OCR)
• Przechowywanie dokumentów w chmurze
• Zaawansowane wyszukiwanie
• Kategoryzację i tagowanie
• Generowanie raportów
• Zgodność z polskimi przepisami (KSeF)

4.2 Plany usługowe

Plan Start (199 zł netto/miesiąc)

• Do 500 dokumentów miesięcznie
• 5GB przestrzeni dyskowej
• 1 użytkownik
• Wsparcie e-mail

Plan Professional (449 zł netto/miesiąc)

• Do 2000 dokumentów miesięcznie
• 50GB przestrzeni dyskowej
• Do 5 użytkowników
• Wsparcie telefoniczne
• Integracje API
• Zaawansowane raporty

Plan Enterprise (899 zł netto/miesiąc)

• Nielimitowana liczba dokumentów
• 500GB przestrzeni dyskowej
• Nielimitowana liczba użytkowników
• Dedykowany opiekun klienta
• SLA 99.9%
• Niestandardowe integracje

4.3 Dostępność usługi

Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie:

• Plan Start i Professional: 99.5%
• Plan Enterprise: 99.9%

5. Cennik i płatności

5.1 Struktura cenowa

Wszystkie ceny podane są w złotych polskich (PLN) jako kwoty netto. Do wszystkich płatności doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5.2 Okres próbny

Nowi Użytkownicy otrzymują 14-dniowy bezpłatny okres próbny z pełnym dostępem do funkcji wybranego planu.

5.3 Rozliczenia

• Płatności pobierane są z góry za okres miesięczny
• Pierwsza płatność pobierana jest po zakończeniu okresu próbnego
• Kolejne płatności pobierane są automatycznie w tym samym dniu każdego miesiąca
• Faktury VAT wystawiane są automatycznie po każdej płatności

5.4 Metody płatności

Akceptowane metody płatności:

• Karty płatnicze (Visa, Mastercard)
• BLIK
• Przelewy bankowe
• PayU

5.5 Nieopłacenie usługi

6. Obowiązki użytkownika

6.1 Zgodne korzystanie z serwisu

Użytkownik zobowiązuje się do:

• Korzystania z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem
• Przestrzegania obowiązującego prawa polskiego i międzynarodowego
• Aktualizowania danych kontaktowych
• Niezwłocznego informowania o nieautoryzowanym dostępie do konta
• Regularnego tworzenia kopii zapasowych swoich danych

6.2 Odpowiedzialność za dane

Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za:

• Prawność przesyłanych i przechowywanych dokumentów
• Zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych
• Przestrzeganie praw autorskich
• Bezpieczeństwo przesyłanych informacji

7. Działania zabronione

Zabrania się korzystania z Serwisu w sposób, który:

• Narusza obowiązujące przepisy prawa
• Zagraża bezpieczeństwu lub stabilności Serwisu
• Narusza prawa osób trzecich
• Prowadzi do przesyłania spam lub malware
• Ma na celu obejście ograniczeń technicznych
• Polega na nieuprawnionej inżynierii wstecznej

8. Ochrona danych osobowych

8.1 Zgodność z RODO

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz szczegółami opisanymi w Polityce Prywatności.

8.2 Bezpieczeństwo danych

Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych:

• Szyfrowanie danych w tranzycie i spoczynku
• Regularne kopie zapasowe
• Kontrola dostępu
• Monitoring bezpieczeństwa
• Procedury reagowania na incydenty

8.3 Lokalizacja danych

Dane Użytkowników przechowywane są na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej, co zapewnia najwyższy poziom ochrony zgodnie z europejskimi standardami.

9. Własność intelektualna

9.1 Prawa do serwisu

Wszystkie prawa do Serwisu, w tym prawa autorskie, znaki towarowe i inne prawa własności intelektualnej, należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.

9.2 Licencja na korzystanie

Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Serwisu zgodnie z niniejszym Regulaminem.

9.3 Dane użytkownika

Użytkownik zachowuje pełne prawa do swoich danych i dokumentów przesyłanych do Serwisu. Usługodawca nie rości sobie żadnych praw do tych danych.

10. Odpowiedzialność

10.1 Ograniczenia odpowiedzialności

Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do:

• Wysokości opłat abonamentowych zapłaconych przez Użytkownika w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie
• Szkód bezpośrednich wynikających z udowodnionego naruszenia obowiązków przez Usługodawcę

10.2 Wyłączenia odpowiedzialności

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z Serwisu
• Utratę danych spowodowaną działaniem Użytkownika
• Szkody wynikające z działania osób trzecich
• Przerwy w dostępie spowodowane siłą wyższą
• Szkody pośrednie, utracone korzyści lub dane

11. Rozwiązanie umowy

11.1 Rozwiązanie przez użytkownika

Użytkownik może rozwiązać umowy w każdym czasie poprzez:

• Anulowanie subskrypcji w panelu użytkownika
• Wysłanie pisemnego oświadczenia na adres e-mail

Rozwiązanie następuje z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego.

11.2 Rozwiązanie przez usługodawcę

Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

• Rażącego naruszenia Regulaminu
• Nieopłacenia faktury przez okres dłuższy niż 30 dni
• Zaprzestania działalności gospodarczej

11.3 Skutki rozwiązania

Po rozwiązaniu umowy:

• Dostęp do Serwisu zostaje natychmiast przerwany
• Dane są przechowywane przez 30 dni w celu ewentualnego odzyskania
• Po 30 dniach dane są trwale usuwane
• Nie przysługuje zwrot proporcjonalnej części opłaty

12. Wsparcie techniczne

12.1 Kanały wsparcia

Wsparcie techniczne dostępne jest poprzez:

• E-mail: support@docunext.pl (wszystkie plany)
• Telefon: +48 22 123 45 67 (Plan Professional i Enterprise)
• Chat online (Plan Enterprise)

12.2 Czas odpowiedzi

• Plan Start: 48 godzin roboczych
• Plan Professional: 24 godziny robocze
• Plan Enterprise: 4 godziny robocze